Application Google Workspace
Résumé exécutif
Ce guide propose cinq recommandations clés de Google pour la migration vers Google Workspace. Il présente des outils, des ressources et une assistance éprouvés, ainsi que des témoignages de clients ayant migré avec succès. Pour les directeurs des systèmes d'information (DSI) à la recherche d'une solution de productivité et de collaboration moderne, Google Workspace offre une alternative convaincante aux outils traditionnels pour les entreprises. Approuvé par 10 millions de clients et 3 milliards d'utilisateurs dans le monde, Google Workspace offre aux organisations un environnement familier, moderne et intuitif pour la communication, file gestion, co-création de documents et bien plus encore.
Pourquoi Google
Espace de travail ? Un bref résumé
Google Workspace peut aider les entreprises de toutes tailles et de pratiquement tous les secteurs à améliorer la sécurité, la productivité et la collaboration. Grâce à des fonctionnalités de sécurité basées sur l'IA et à une architecture cloud native et zero-trust, les entreprises comptent sur Workspace pour protéger leurs données les plus sensibles. L'intelligence artificielle (IA) intégrée à la suite de productivité peut aider les entreprises à gagner du temps et à améliorer la qualité du travail.
Grâce à Google Workspace avec Gemini, les entreprises de toutes tailles déploient l’IA à grande échelle en toute sécurité. Selon notre récente étude sur les clients d’entreprise qui utilisent Gemini, les utilisateurs économisent en moyenne 105 minutes par semaine et 75 % des utilisateurs quotidiens déclarent que cela améliore la qualité de leur travail. Les organisations migrent vers Workspace pour saisir l’opportunité de moderniser leur informatique et leur culture, pour rationaliser les flux de travail afin d’accélérer la prise de décision et pour aider à éliminer les goulots d’étranglement grâce à une collaboration transparente.
Chapitre 1
Cinq recommandations clés pour une migration en douceur vers Google Workspace
La migration vers n'importe quelle technologie est un processus à multiples facettes, mais il ne doit pas être intimidant. Des organisations du monde entier choisissent de migrer vers Workspace chaque année. Une migration réussie nécessite une approche stratégique qui donne la priorité à la compréhension de l'environnement technologique et des données sources, minimise les risques potentiels et reconnaît que la gestion du changement pour les employés est un élément essentiel de la réussite.
Chaque migration est unique et le calendrier varie en fonction du volume et de la complexité des données de l'organisation. Lors de la planification d'une migration, il est essentiel de commencer par examiner attentivement l'environnement actuel de l'organisation ainsi que ses besoins et circonstances spécifiques. Les clients ont souvent intérêt à démarrer le processus 1 à 2 ans avant la fin de leur contrat de licence avec un fournisseur existant.
Voici cinq étapes que vous pouvez suivre pour démarrer ce processus aux côtés de votre équipe de compte Google et du partenaire d’implémentation sélectionné.
Auditer et comprendre les données sources
Évaluez avec précision le type, la taille et la complexité des données pour anticiper les défis et optimiser l'approche de migration. Identifiez la distribution de vos données pour découvrir comment les données sont réparties dans le système source. Gardez à l'esprit que les exigences organisationnelles en matière de données peuvent varier selon les services et que ces besoins doivent éclairer votre calendrier et votre stratégie de migration. Traitez de manière proactive les types de données non pris en charge ou les limitations strictes dans Google Workspace pour éviter les interruptions.
Exploiter les analyses de sources
Effectuez une analyse complète des données en utilisant la fonctionnalité d'analyse, telle que Google Workspace Migrate, pour obtenir des informations détaillées sur les données sources. Optimisez le processus de migration en répartissant efficacement les charges de travail sur l'infrastructure de migration et en donnant la priorité aux grands ensembles de données. Vous pouvez utiliser la matrice de produits de migration Google Workspace pour rechercher de manière proactive des outils pouvant être utilisés pour migrer des types de données spécifiques.
Planifiez votre approche de migration et incluez la gestion du changement dès le début :
Lors de la planification d'une migration d'entreprise, il est essentiel d'aligner votre équipe informatique, votre équipe de compte Google et votre partenaire d'implémentation sur les résultats escomptés avec des objectifs définis. Certaines organisations peuvent choisir d'adopter Google Workspace en coexistence avec des outils hérités spécifiques et des solutions ponctuelles.
D'autres peuvent choisir de migrer entièrement vers Google Workspace. Google prend en charge les deux modèles de migration. Toutefois, une migration complète aide les organisations à maximiser les avantages et le retour sur investissement de Workspace.
Bien qu'il existe de nombreuses façons pour une entreprise d'élaborer sa stratégie de migration pour atteindre ses objectifs commerciaux, Google recommande une approche en trois phases avec l'informatique de base, les premiers utilisateurs et la mise en service mondiale.
L'approche de migration progressive suggérée par Google
Les trois phases des activités de déploiement de base peuvent généralement prendre de 3 à 9 mois.
- Phase 1 : planification et déploiement informatique de base auprès de l'équipe informatique principale uniquement.
Cette phase débute en collaboration avec un partenaire pour aligner les plans de déploiement sur les meilleures pratiques de Google et créer un chemin de réussite pour l'ensemble du projet. Cette phase permet de confirmer et de tester la conception technique, d'identifier les points d'intégration et de permettre à l'équipe de se familiariser avec les outils et la technologie. - Phase 2 : les premiers utilisateurs déploient auprès de 5 à 10 % du total des utilisateurs. Cette phase valide la migration, teste le plan de gestion des changements et recueille les commentaires sur la formation et les communications afin que le plan puisse être ajusté selon les besoins pour répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.
- Phase 3 : déploiement global de la mise en service auprès de tous les utilisateurs. Cette phase rassemble les autres
de l'organisation à bord, mène des formations et des communications approfondies, et effectue la transition vers une adoption et une transformation à long terme. comme indiqué dans le guide de déploiement pour les grandes organisations. Ce processus prend généralement de 3 à 9 mois et peut être adapté aux exigences et aux besoins spécifiques de votre organisation. - Une stratégie de gestion du changement bien exécutée est essentielle pour une migration fluide et réussie de l'espace de travail. En mettant l'accent sur la communication, la formation et l'assistance, vous pouvez minimiser les perturbations, responsabiliser les employés et atteindre les résultats commerciaux souhaités. Vous pouvez utiliser ce guide comme modèle pour votre stratégie de gestion du changement.
Donner la priorité à la migration des données
En planifiant et en réfléchissant soigneusement, déterminez les données critiques de votre organisation pour la mise en service et les données non essentielles pour la mise en service. Il n'est pas nécessaire de migrer toutes les données avant la date de mise en service. Concentrez-vous d'abord sur la migration des données essentielles pour garantir une expérience de mise en service réussie. Envisagez de migrer les données non critiques après la mise en service pour rationaliser le processus de migration initial.
Atténuer les risques de manière proactive
Anticiper les défis avant une migration aidera votre équipe à rester sur la bonne voie. Une communication ouverte, une planification proactive et une attention particulière portée à l'intégrité des données ouvriront la voie à une expérience de migration fluide.
Chapitre 2
Témoignages de clients satisfaits
Equifax mène une transformation culturelle après avoir migré plus de 20,000 XNUMX employés vers Workspace.
Equifax, l’une des trois agences d’évaluation du crédit aux États-Unis, aide chaque année des millions de consommateurs et d’entreprises à atteindre leurs objectifs financiers. Equifax a mené une transformation culturelle dans l’ensemble de son entreprise en adoptant Google Workspace. Elle a migré les données d’environ 21,000 20 utilisateurs avant de déployer Workspace pour les employés dans 100,000 pays. En utilisant la technologie comme levier, Equifax a aidé ses employés à favoriser une culture de collaboration et de communauté, ce qui a donné lieu à près de XNUMX XNUMX messages Google Chat par jour. La simplicité et la sécurité de Workspace ainsi que la possibilité de travailler sur des documents depuis n’importe où ont aidé Equifax à rationaliser la communication et la collaboration.
Une institution gouvernementale brésilienne migre plus de 3.5 millions de personnes files à Workspace dans 2 mois
Au Brésil, le Ministère public de l'État d'Amapá (MP-AP) est le ministère public de l'État d'Amapá. Il s'agit d'une institution régie par la Constitution fédérale du Brésil et engagée dans la défense de la loi, de la démocratie et des intérêts des individus et de la société dans son ensemble. En 2 mois, il a migré 4 To de données couvrant plus de 3.5 millions de données institutionnelles files. Aujourd'hui, MP-AP affiche un temps de disponibilité de service de 99.9 % et un taux d'adoption de Google Workspace de 90 % parmi les employés. Elle a gagné en flexibilité pour les travailleurs à distance, en partage de documents plus facile entre les équipes et les entités externes et en meilleure gouvernance des données stockées par l'agence.
LifeCell exécute une migration complète pour plus de 1,200 3 employés en moins de XNUMX mois pour améliorer l'efficacité
Fondée en 2004, LifeCell est la plus grande banque de cellules souches et de tissus d'Inde. Elle est l'un des principaux fournisseurs de tests de dépistage génétique et un acteur majeur dans le domaine des thérapies à base de cellules et de tissus. LifeCell a exécuté une migration complète de Google Workspace en moins de 3 mois pour plus de 1,200 XNUMX employés, ce qui a transformé les capacités de collaboration avec des paramètres de confidentialité granulaires. Google Workspace a également aidé l'organisation à améliorer l'efficacité des flux de travail, de la haute direction au personnel de première ligne, en réduisant à zéro les attaques de spam.
En 4 mois, Humana a migré 13,000 13,000 utilisateurs vers Workspace, a réduit ses coûts informatiques et a renforcé sa sécurité. Les outils de collaboration faciles à utiliser de Google Workspace ont amélioré le moral et l’efficacité des 50 22 membres de l’équipe sur le terrain et au bureau de Humana, leader des services de prestation de soins en Finlande, en Norvège et en Suède. L’équipe informatique est désormais convaincue que les fonctionnalités de sécurité éprouvées de Workspace protègent les données sensibles des clients, et Humana s’attend à ce que la migration vers Workspace réduise les demandes d’assistance technique d’au moins 55 %. Humana a migré 5.5 To de données, dont 4.5 millions d’e-mails, XNUMX millions de documents et XNUMX millions d’éléments de calendrier.
« Je suis sûr à 100 % que l'équipe Humana est plus heureuse et plus productive avec Google Workspace qu'elle ne l'était avec notre précédente plateforme, et avec Chrom OS, cela rendra nos données plus sécurisées que jamais. »
Adam Nerell, directeur informatique, Humana
Colgate-Palmolive migre 28,000 6 utilisateurs vers Workspace en XNUMX mois
« Google Workspace s'est distingué par son ensemble d'outils véritablement intégré, avec une authentification unique et un répertoire unique. Google Workspace est conçu pour le cloud, sans héritage sur site. Nous avons pensé que Google continuerait d'être le plus grand innovateur en matière de collaboration dans le cloud et un partenaire avec lequel nous pourrions évoluer », explique Mitch Cohen, directeur de la collaboration chez Colgate-Palmolive, une entreprise mondiale de produits de consommation. En seulement trois mois, plus de 94 % des utilisateurs utilisaient activement Google Drive et plus de 57,000 XNUMX heures de sessions Google Meet ont été menées en un mois seulement. Aujourd'hui, tout le monde, de la direction à la salle de courrier de Colgate, possède un compte Google Workspace et l'utilise quotidiennement.
Chapitre 3
Outils et ressources de migration de Google
Lors d'une migration, les organisations peuvent accéder à une gamme d'outils, de processus et d'assistance propriétaires et tiers de Google pour faciliter le processus, de la planification à l'exécution.
Votre représentant de compte Workspace
Commencez par contacter votre représentant de compte Google Workspace, qui travaille en étroite collaboration avec notre écosystème de partenaires et propose une variété de services de bout en bout tout au long de votre transition. Ces services comprennent des services de conseil, de conseil, de gestion technique des comptes, de gestion du changement, d'activation et de formation, de laboratoires de transformation, etc. Votre représentant de compte travaillera avec vous pour engager le partenaire adapté à vos besoins de migration.
Partenaires
Notre réseau étendu de partenaires de services gérés et de mise en œuvre aide les clients à choisir la solution qui leur convient et gère la migration et le déploiement global. Nos partenaires accompagnent de nombreuses organisations dans leur parcours Workspace, apportant des décennies d'expérience dans l'accompagnement de grands clients comptant jusqu'à 200,000 XNUMX employés.
Google Workspace a conclu des partenariats stratégiques avec des partenaires dans toutes les régions. Les partenaires technologiques (ISV) participent au processus de migration des données et assurent la liaison avec le partenaire revendeur de l'entreprise. En collaboration avec votre gestionnaire de compte, le partenaire que vous avez sélectionné travaillera avec vous pour créer un plan détaillé pour chacune des phases recommandées par Google. Ces phases peuvent inclure la découverte, les sessions de stratégie, l'activation, la formation et les démonstrations, de la planification au déploiement et au-delà. La liste complète des partenaires est disponible ici.
Services professionnels
De plus, votre équipe de représentants de compte peut faire appel aux services professionnels de Google pour compléter votre partenaire de services et sécuriser le parcours de déploiement avec un niveau supplémentaire de support technique, de gestion des changements et de gouvernance. Ce support peut inclure l'accès à des conseillers experts, des bonnes pratiques, une liaison avec l'équipe produit et ingénierie de Google pour garantir le succès des étapes clés de la mise en œuvre, et bien plus encore. La liste complète des services proposés par les services professionnels de Google est disponible ici.
Nos équipes ont développé une méthodologie et des outils spécifiques pour accompagner les clients tout au long du parcours de migration, de la phase de planification jusqu'à un lancement réussi. Par exempleampAvec Google Workspace Migrate, vous pouvez gérer des migrations à grande échelle vers plusieurs services principaux de Google Workspace à partir d'un seul et même endroit. Nous fournissons une documentation détaillée et des guides de déploiement pour vous aider à choisir la meilleure option pour déplacer votre messagerie, votre calendrier, vos contacts, vos dossiers, files et autorisations dans Google Workspace. Nous avons organisé des ressources pour vous aider à chaque étape du processus, notamment :
- Ressources de déploiement d'entreprise et notre guide de déploiement pour les grandes organisations. Les organisations peuvent utiliser ces ressources de gestion du changement et ces guides techniques pour déployer Google Workspace dans les grandes organisations. Suivez notre plan de déploiement sur 90 jours pour présenter Google Workspace à vos utilisateurs, tester les services et la migration des données, et réussir la transition de l'ensemble de votre organisation.
- Guides de déploiement technique et guides de migration pour des conseils approfondis. Ces ressources fournissent des informations détaillées et complètes sur des sujets plus précis, tels que la migration de données de Microsoft Outlook vers Google Workspace et bien plus encore.
Google Workspace offre aux entreprises des outils de collaboration modernes et un environnement cloud sécurisé. Grâce à une approche structurée, des outils éprouvés et une assistance experte, la migration est un processus gérable. Laissez Google Workspace vous aider à exploiter tout le potentiel de vos collaborateurs.
Documents / Ressources
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